Négociant de boissons : 4 points clés pour optimiser la préparation de commandes

Bien préparer les commandes : les enjeux

Vos efforts commerciaux et/ou marketing ont payé : un nouveau client vous fait confiance.
Mais avant d’expédier le produit choisi, l’étape de la préparation de commandes joue un rôle crucial en termes de :

• Satisfaction client, et donc de fidélisation
• Optimisation des coûts.

Vos préparateurs de commandes doivent relever plusieurs défis : préparer et envoyer rapidement les bonnes références avec les bonnes quantités, afin de les adresser au plus tôt à votre client final.
Et ce n’est pas si simple !
En effet, lors des différentes étapes de la préparation de commandes, des erreurs peuvent être commises : mauvais article prélevé, quantité erronée, oubli d’une référence, etc….

Des temps de traitements trop longs, des erreurs de préparation au moment du picking ou du conditionnement sont préjudiciables pour votre business.
La réexpédition de produits suite à des erreurs de préparation et des réclamations clients est également une opération coûteuse qui entame votre marge.

Résultats : Des défaillances dans le processus qui nuisent à votre productivité, votre rentabilité, et ternissent l’image de marque de votre entreprise.

L’objectif est donc de procéder avec rapidité et fiabilité. Assurer une bonne préparation de commandes impacte directement le développement de votre entreprise de négoce de boissons.

Comment améliorer la préparation de commandes : 4 bonnes pratiques pour réussir

Dans le secteur du négoce, anticiper et organiser sont les maîtres mots pour assurer la pérennité de son activité.
C’est valable aussi lorsqu’il s’agit de préparer les commandes clients.
Optimiser la préparation de commandes, c’est possible !
À condition d’adopter de bonnes pratiques.

1.    Anticipez en optimisant la gestion des stocks

Vos préparateurs ne peuvent finaliser certaines commandes parce qu’il manque des articles ou des fournitures d’emballage adaptées ?
De quoi entamer la satisfaction des clients concernés… Mais heureusement, cette situation peut être évitée !

Avant même d’améliorer le processus de traitement des commandes, assurer une bonne gestion des stocks est un élément clé.
Analysez les chiffres des périodes précédentes et basez-vous sur les données prévisionnelles.
Déterminez les boissons phares du moment et anticipez la demande en vous réapprovisionnant auprès de vos fournisseurs.

Planifier est essentiel pour éviter une rupture de stock, source d’insatisfaction pour votre clientèle.

2.    Misez sur une organisation optimale

Cette étape de la chaîne logistique ne laisse aucune place à l’improvisation ! Au contraire, l’une des clés de réussite est d’être parfaitement organisé.

Voici plusieurs pistes d’optimisation :

• Adressez tous vos emplacements de stockage. Accélérez ainsi la préparation de commande en sachant exactement où se trouve chaque référence, en permettant même un chemin de préparation de commande optimisé pour éviter les aller-retours.
  Plus l’entrepôt est grand, plus vous éviterez également de “perdre” une référence dans votre espace de stockage de masse.
• Organisez la zone de stockage. Optez par exemple pour un classement de type ABC: stockez les produits les plus vendus (à forte rotation A) dans les emplacements les plus proches du lieu de chargement des camions de livraison et à hauteur de bras. Ainsi, vous limitez les déplacements et réduisez le temps de préparation.      
• Fluidifiez les flux logistiques avec une signalétique adaptée (marquages au sol) et des allées suffisamment larges pour se croiser. Séparez les espaces de travail (préparation, vérification, colisage).
• Garantissez l’accessibilité des produits. Ne les stockez pas dans des rayonnages trop hauts, ni trop en profondeur. Vous ferez gagner du temps à vos préparateurs.
• Facilitez le travail des opérateurs dans le respect des règles d’hygiène et de sécurité en optimisant les espaces dédiés à la préparation. Placez-les à proximité des emplacements de stockage. Améliorez l’ergonomie des postes de travail. Optez pour des meubles de rangement adaptés. Prévoyez le matériel nécessaire sur chaque espace de préparation.

Grâce à ces bonnes pratiques, vous êtes en mesure d’améliorer de manière significative chaque préparation de commandes.

3.    Choisissez la méthode de picking la plus adaptée

Même si l’automatisation et la robotisation gagnent progressivement du terrain, la méthode de préparation Goods-to-Man (“produit vers homme”) reste encore marginale dans les entrepôts. C’est bien le système Man-to-Goods qui est majoritairement utilisé.

Et dans ce cas-là, il est essentiel de mettre en place la méthode de picking adaptée à vos besoins spécifiques :

• Réalisez le picking par article. Les commandes sont préparées les unes après les autres par ordre d’arrivée. Cette solution est à privilégier s’il faut prélever une grande quantité d’une même référence.
• Groupez les prélèvements par lot ou par zone. Il s’agit de préparer plusieurs commandes en même temps. Ces solutions nécessitent ensuite un tri pour répartir les articles dans les bonnes commandes. Mais elles permettent de limiter les trajets dans l’entrepôt et d’augmenter la productivité.

4.    Optez pour des technologies performantes afin de faciliter la préparation de commandes

Pour gagner en précision et en productivité, équipez-vous avec des solutions technologiques adaptées à votre secteur et à vos objectifs.

Assistez vos préparateurs avec un système de guidage

C’est un moyen efficace pour limiter drastiquement les erreurs de préparation de commande.

Il existe plusieurs systèmes directement reliés au logiciel de gestion logistique (WMS pour Warehouse Management System) comme : 

• Le terminal informatique embarqué. Grâce au scanner répertoriant toutes les informations nécessaires au picking, l’opérateur gagne en efficacité et en fiabilité. Il ne peut passer aux prélèvements suivants qu’une fois les bons codes-barres scannés et validés.

• Le voice picking ou pick by voice (guidage vocal). Équipés d’un casque, les préparateurs reçoivent à l’oral les instructions des prélèvements. Ils valident oralement chaque picking grâce à un microphone. Ce système a l’avantage de leur laisser les mains libres.
• Le pick by light. Placés dans les rayonnages, des voyants lumineux s’allument pour indiquer aux opérateurs l’article et la quantité à prélever.

Ces modes de guidage permettent d’automatiser les opérations, réduisant les risques d’erreurs humaines.

Adoptez un ERP dédié au négoce de boissons avec un module préparation de commandes nativement intégré

Dans le secteur du négoce de boissons, un logiciel de gestion ERP spécialement conçu pour répondre aux besoins de ce type d’activité est un outil stratégique pour piloter efficacement les différents cycles : ventes, achats, stocks… Et même la préparation de commandes, notamment s’il propose un module spécifique à cette étape de la chaîne logistique !

Adapté à vos spécificités métier, ce progiciel facilite la planification et la gestion de l’ensemble de vos activités : comptabilité, commandes fournisseurs, gestion des stocks…

Grâce à la mise en œuvre sur site d’outils de mobilité et d’automatisation du processus de préparation de vos commandes clients, vos équipes gagnent en :

• Productivité. Elles sont plus rapides et passent moins de temps à préparer chaque commande.
• Précision. Elles font moins d’erreurs et donc réduisent fortement les relivraisons de marchandises.

Résultats : votre service clientèle est bien moins sollicité (moins de réclamation) et votre satisfaction client augmente !

Pour ce type de solution, mieux vaut vous adresser à un éditeur spécialisé, capable de proposer un accompagnement sur mesure pour répondre à toutes vos problématiques : audit, formation (avec un intervenant certifié Qualiopi), aide à l’implémentation, assistance… C’est la garantie d’une opération réussie.

En tant que négociant de boissons, la préparation de commandes est une étape clé à ne pas négliger. Elle impacte directement votre capacité à fidéliser votre clientèle et la pérennité de votre business.

Votre objectif est de limiter les erreurs et de procéder avec rapidité pour répondre aux attentes clients et à vos exigences de productivité. Heureusement, vous avez les moyens d’agir !

En adoptant de bonnes pratiques et en vous équipant avec des solutions innovantes, vous pouvez améliorer significativement le traitement des commandes clients dans votre entrepôt.