Négoce de boissons : quel logiciel pour la facturation ?

Les limites d’un logiciel de facturation généraliste

En matière d’édition de devis et de factures, un logiciel de facturation offre certains avantages qui ont pu séduire des entrepreneurs comme vous au début de leur activité, notamment son coût.

Pourtant, face aux nouvelles règlementations, aux évolutions de votre métier et à  votre volonté d’améliorer la gestion de votre entreprise, cet outil peut présenter plusieurs inconvénients au quotidien :

• Une logiciel de facturation couvre seulement la gestion de la facturation : grand livre, dépenses, comptes clients et fournisseurs, mais pas forcément les autres aspects métiers : vente, logistique (stock, préparation de commande, livraison, etc…)
• Les spécificités de votre métier ne sont pas traitées, nécessitant l’utilisation d’outils tiers.
• Manque de productivité (perte de temps) et coût élevé de la saisie.
  
  

Mieux vaut donc vous tourner vers des solutions conçues spécialement pour optimiser votre gestion commerciale dans son ensemble.

Comment choisir son logiciel de facturation ?

Vous l’avez compris : en matière de facturation, un logiciel dédié va vous permettre de :

• Gagner un temps précieux et faciliter certaines tâches grâce à l’automatisation (édition, diffusion, archivage des documents).
• Gérer plus facilement et efficacement votre comptabilité et le suivi de vos clients (relance automatique en cas de retards de paiement…).
• Gérer l’intégralité de votre chaine métier

À condition de bien le choisir ! Justement, voici les principaux critères à prendre en compte pour adopter l’outil de gestion commerciale qu’il vous faut.

Le type d’entreprise

Faites attention : tous les logiciels de facturation ne s’adressent pas à tous types de sociétés. Par exemple, certains sont spécialement dédiés aux microentreprises, aux indépendants ou aux TPE/PME. 

Veillez donc à bien vérifier ce critère lorsque vous faites votre choix pour votre entreprise de négoce de boissons. 

Le nombre d’utilisateurs

Identifier le nombre de personnes qui sera amené à s’en servir : vous, vos salariés et/ou votre expert-comptable.

En effet, selon l’offre choisie, un nombre limité d’utilisateurs est autorisé à intervenir sur le logiciel de facturation.

Une interface intuitive

Le budget alloué 

Bien entendu, en tant que grossiste de boissons et chef d’entreprise, le budget représente un critère de poids. C’est pourquoi vous aviez opté jusqu’à présent pour un logiciel de facturation généraliste.

En la matière, vous allez trouver sur le marché une large fourchette tarifaire: version gratuite, abonnement mensuel…

Pour autant, vous orienter uniquement vers les logiciels gratuits n’est pas forcément une bonne affaire. Mieux vaut payer un outil performant qui fait réellement gagner du temps (donc de l’argent), plutôt que d’en choisir un gratuit avec des résultats décevants.

De même, opter pour la solution la plus chère n’est pas systématiquement un gage de qualité. Étudier les fonctionnalités proposées pour déterminer le logiciel devis facture le plus adapté à vos besoins.

Vos besoins en termes de fonctionnalités

Assurez-vous que votre choix se porte vers un outil doté des fonctionnalités de base à savoir : personnalisation de modèles types, gestion de la TVA avec différents taux, numérotation automatique des factures, automatisation des procédures, édition, diffusion et stockage des documents conformément à la législation…

Mais un auto-entrepreneur dans le secteur informatique n’aura pas les mêmes besoins qu’un négociant en vins et spiritueux ou en bières comme vous ! La solution ? Vous orientez vers un logiciel de facturation avec des fonctionnalités spécifiques à votre activité (gestion des droits d’accises, respect des exigences douanières, gestion de la consigne/déconsigne, etc …)

Les préférences d’utilisation

Vous avez 2 options :

• Un logiciel à télécharger dit on-premise. Installé sur votre système informatique, il n’est accessible qu’en local (depuis vos postes de travail).
• Un logiciel de facturation en ligne. À condition d’avoir une connexion Internet, vous êtes libre d’accéder à votre outil n’importe quand, n‘importe où. Certains sont même utilisables directement depuis un smartphone via une application mobile.

La conformité avec la législation en vigueur

Vous voulez pouvoir utiliser sereinement votre logiciel ? Choisissez-en un conforme avec les règles en vigueur, et notamment avec les exigences de la loi de 2018 !

Ainsi, vous éviterez d’être redevable d’une amende de 7 500 euros en cas d’utilisation d’un système de facturation non certifié.

Le service client

Quand tout fonctionne, tout va bien.
Mais imaginez : vous rencontrez des difficultés d’utilisation (questions, panne…). Dans ce cas-là, vous devez pouvoir compter sur une équipe support clients réactive et compétente pour vous accompagner et débloquer rapidement la situation.

Assurez-vous que l’éditeur du logiciel de facturation propose ce service et mette à votre disposition des experts techniciens joignables facilement.

Les avantages d’un logiciel métier

Le meilleur outil de facturation n’est pas le même pour tous les entrepreneurs !

C’est pourquoi opter pour un logiciel métier avec des fonctionnalités réellement utiles à votre profession est un choix pertinent, plutôt que d’adopter une solution standard.

Dans le domaine du négoce de boissons, un logiciel de gestion ERP avec un module de facturation embarquée agréé par les douanes est un outil stratégique. Il facilite et optimise le pilotage de votre entreprise à toutes les étapes clés : achats, stocks, ventes, comptabilité…

Mais en matière de factures et devis, ce progiciel adapté à vos spécificités métier et simple d’utilisation répond également à l’ensemble de vos problématiques, notamment grâce à la dématérialisation et à l’automatisation. Il apporte une réelle plus-value dans la gestion au quotidien :

• Optimisation de l’organisation des livraisons et du suivi des déconsignes au retour des camions (plus de double saisie manuelle)
• Édition des factures directement chez vos clients.

Résultats : vous gagnez en productivité et en réactivité de manière significative, mais aussi en fiabilité (fini la multiplication des erreurs de saisie !).

Vos clients apprécient et votre entreprise aussi !