Piloter une activité de négoce : 3 outils dont vous ne pourrez plus vous passer

Qu’est-ce que le pilotage de l’activité ?

Associé à la notion de gestion, piloter son activité de négoce de boissons consiste à :

• Contrôler ses performances en recueillant des données pertinentes et essentielles à la bonne santé de la société.
• Savoir les analyser et les interpréter.
• Prendre les bonnes décisions en adaptant les actions entreprises aux informations récoltées et analysées.

Le but de ce processus est d’anticiper les difficultés, limiter les risques et mesurer l’efficacité de la stratégie menée (atteinte ou non des objectifs) et apporter des actions correctives au moment opportun pour améliorer les performances organisationnelle et financière de l’entreprise.

Essentiel pour assurer la pérennité de l’activité de négoce, le pilotage effectué par le chef d’entreprise n’est efficace qu’à 2 conditions :

• Il doit être fait en temps réel, sans attendre le bilan annuel pour faire un point sur la situation. Il faut être proactif ! Il risque d’être trop tard pour agir si vous attendez de constater de mauvais résultats pour les traiter.
• Il doit être basé sur des indicateurs clés de performance (KPI) sûrs et représentatifs du secteur d’activité pour mener une stratégie gagnante. Il est donc essentiel d’utiliser des outils de pilotage fiables et des solutions métier. Se fier à un KPI erroné ou peu important peut être préjudiciable : c’est prendre le risque d’adopter une mauvaise décision. Le degré de confiance des KPI exploités et de l’outil de pilotage d’entreprise choisi doit être maximal.

Les principaux indicateurs clés de performance à suivre pour un négociant de boissons

Vous l’avez compris : le pilotage de l’entreprise n’est possible qu’en ayant accès régulièrement à des données alignées avec son business.

Quel que soit le secteur, les indicateurs pris en compte et intégrés dans des tableaux de bord de gestion doivent être relevés à différents niveaux de l’activité : commercial, financier, organisationnel…

Voici un exemple des KPI à suivre dans le cadre d’une activité de négoce de boissons :

• Niveau du chiffre d’affaires et son évolution
• Marge brute dégagée
• Meilleures ventes (en volume et valeur). Il est capital d’identifier les types de boissons ou familles de produits (vins, spiritueux…) qui se vendent le plus à l’instant T pour répondre efficacement à la demande à venir.
• Satisfaction client. Contrôlez par exemple le taux de retour ou de réclamation des clients pour mettre en œuvre des mesures d’amélioration selon les problèmes détectés.
• Délai moyen de préparation et de livraison. Un bon indicateur pour évaluer la nécessité d’optimiser la préparation de commandes ou de digitaliser les bons de livraison.
• État du stock. En tant que négociant de boissons, bien gérer vos stocks est capital. Plusieurs KPI doivent être mesurés : taux de rupture de stock, suivi des stocks à rotation lente ou dormants, taux de disponibilité de chaque boisson… Une fois les stocks dormants identifiés, il est possible de mettre en place des offres promotionnelles ciblées et d’ajuster les prochaines commandes fournisseurs sur ces produits.
• Performance commerciale : taux de conversion (nombre de clients gagnés par rapport au nombre de rendez-vous commerciaux), volume de devis acceptés…

Et n’oubliez pas le paramètre humain, essentiel dans la gestion d’une activité commerciale comme la vôtre ! Contrôler le taux de fidélisation ou d’attrition (quantité de clients perdus) est nécessaire pour évaluer la qualité de la relation client. Mais, ce ne sont pas les seuls indicateurs à prendre en compte. L’engagement et la motivation de votre équipe interne impactent directement les performances de votre entreprise, notamment au niveau commercial. Pour ce faire, mesurez par exemple le turn-over et l’absentéisme.

Activité de négoce de boissons : 3 outils de pilotage performants

Qu’il s’agisse d’activités de négoce à l’international ou non, différents outils de pilotage permettent de soutenir votre prise de décision, du plus classique au plus novateur.

1.     Tableau de bord de gestion de l’entreprise : un incontournable

C’est l’outil de pilotage utilisé traditionnellement par les chefs d’entreprise de tout secteur confondu pour mesurer les performances dans le temps via des KPI.

Concevoir un tableau de bord consiste à définir des indicateurs clés spécifiques à votre entreprise et à identifier les objectifs à atteindre (en veillant à ce qu’ils soient réalistes et réalisables !). Il s’agit ensuite d’analyser les écarts entre le réel obtenu et les prévisions.

Le but ? Faire un diagnostic (déterminer les raisons des différences observées) et établir des actions correctives à mener pour remédier aux mauvais résultats et améliorer les performances. Alimenté en temps réel par de nouvelles données mises en perspective, il aide à la prise de décision.

Outil complémentaire au tableau de bord, le reporting est comparable à une photographie de la situation économique réelle de l’entreprise à un instant donné.

Bon à savoir : élaborer un prévisionnel financier vous permet d’émettre des prévisions du point de vue comptable et financier sur l’exercice à venir pour chiffrer les objectifs à atteindre. Vous les comparerez ensuite au réel de vos résultats à l’aide du tableau de bord.

2.     Logiciel ERP métier : un atout pour piloter efficacement l’ensemble de son activité de négoce de boissons

Parmi les divers outils de pilotage d’une activité de négoce, il en est un à forte valeur ajoutée : le progiciel de gestion intégré (ERP). À condition qu’il soit spécialement conçu pour les grossistes de boissons comme vous !

En effet, un ERP métier vous offre des fonctionnalités pensées pour répondre à vos besoins et des KPI choisis pour leur cohérence avec votre business spécifique, notamment s’il bénéficie d’un module décisionnel intégré nativement.

Grâce aux informations pertinentes fournies en continu, en temps réel et automatiquement, vous pouvez analyser la situation, anticiper et prendre les bonnes décisions stratégiques.

Implémenter ce type d’outil adapté à vos spécificités métier vous permet d’optimiser efficacement le pilotage de l’ensemble de vos activités : commandes fournisseurs, gestion des stocks, vente, facturation… Vous avez une vision à 360° !

Bon à savoir : se tourner vers un éditeur spécialisé dans ce type de solution métier est un gage de réussite. Il vous accompagnera avec professionnalisme et efficacité à chaque étape de votre projet : audit, implémentation, formation certifiée Qualiopi, assistance…

3.     Solution de Business Intelligence : la technologie au service de la prise de décision

Grâce aux outils de Business Intelligence (BI) développés ces dernières années, vous pouvez bénéficier d’une aide précieuse afin de prendre des décisions éclairées pour votre activité de négoce.

En effet, une solution de BI analyse finement les données non structurées de votre entreprise (vos KPI) pour les transformer en informations immédiatement exploitables :

• Récolte des données pour filtrer les informations pertinentes (parmi un grand volume actualisé en permanence) selon les KPI identifiés.
• Structuration des informations pour assurer un classement sensé.
• Présentation finale avec des recommandations pour faciliter les prises de décisions stratégiques.

Avec un outil de BI, vous visualisez en un coup d’œil toutes les données clés inhérentes à votre activité de négociant : gestion des achats, des ventes, des stocks, de la supply chain en général… Vous avez une vision globale et fiable des performances de votre société et vous pouvez vous appuyer sur les orientations proposées pour affiner vos choix stratégiques.  

Bon à savoir : un logiciel de gestion commerciale ERP et une solution de BI sont des outils complémentaires pour piloter votre activité. Bonne nouvelle : il est possible de les combiner ! En effet, un outil de BI peut être intégré à votre ERP. Résultat : vous gagnez en pertinence et en rapidité quant aux décisions prises.

Piloter votre activité de négoce n’est pas une option. C’est la garantie d’un développement réussi sur le long terme grâce aux mesures de vos performances et à leur optimisation en continu. Vous connaissez maintenant les différents outils de pilotage à votre position. Ne reste plus qu’à faire votre choix !